Vos bureaux sont excentrés et les transports en communs font défaut ? Vous souhaitez faciliter le transport de vos employés et améliorer leurs conditions de travail ? Ladies Drivers a la solution….

Depuis le 1er janvier 2018, les plans de déplacement en entreprise sont devenus obligatoires. Sont concernés les sites de plus de 100 employés, à l’exception de ceux  du secteur public et des territoires qui ne sont pas couverts par l’un des 99 plans de déplacement urbains établis dans l’Hexagone. Ce qui représenterait au moins 19 000 sites en France, selon les estimations du cabinet de conseil en mobilités EM Services.

Que les entreprises qui ne s’y sont pas encore mis se rassurent : il n’est pas nécessaire de déployer de nouvelles solutions de mobilité depuis le 1er Janvier. « Il faut a minima avoir annoncé son plan d’action« , précise Christelle Bortolini, coordinatrice mobilité et urbanisme à l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe). Concrètement, cela implique de faire un bilan de ce qui existe déjà dans l’entreprise, avant de réaliser un catalogue d’actions et de mesures accompagné d’un budget et d’un calendrier. Il devra ensuite être adressé à l’autorité organisatrice de mobilité (Région, métropole ou agglomération) dont dépend le site.

Les frais de déplacement professionnels des salariés

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, votre salarié peut engager des frais professionnels. Ces frais peuvent être des frais de restauration, de déplacement ou encore d’hébergement. Vous devez, en tant qu’employeur, prendre le coût de ces frais en charge. Le dédommagement de ces frais peut se faire par le versement d’une allocation forfaitaire ou par le biais d’un remboursement des dépenses réelles. Quelle méthode choisir pour rembourser les frais professionnels ? Vous ne savez pas à hauteur de quel montant ces frais professionnels doivent être remboursés ? Sachez qu’il existe un barème forfaitaire des frais professionnels. Ladies Drivers vous éclaire sur ce sujet …

Pour quel montant ?

Frais réels ou forfait, au choix de l’employeur.

Pour procéder au remboursement des frais professionnels, vous avez le choix entre deux modes de prise en charge pour indemniser le salarié :

  •         sous la forme du versement d’une allocation forfaitaire ;
  •         en le remboursant des frais qu’il a réellement engagés.

Il convient toutefois de rester vigilant car il existe des exceptions à ce principe. Pour certains frais, comme par exemple ceux engagés par le salarié pour l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), un seul mode de remboursement est possible : aux frais réels.

Voyages d’affaires : les frais engendrés

Les frais de vos voyages d’affaires peuvent être fiscalement déductibles dans le cas où les frais de déplacement correspondent à des frais d’ordre professionnel. Ils peuvent inclure le remboursement de :

  • vos billets de train,
  • vos billets d’avion,
  • votre transport avec Ladies Drivers
  • la réservation de nuits d’hôtel…

Gardez bien tous les justificatifs originaux de vos déplacements. Ils sont la preuve de votre déplacement professionnel et vous permettront de remplir correctement vos notes de frais. Avec Ladies Drivers vous trouvez directement toutes les factures sur votre compte.

Selon la procédure imposée par l’URSSAF, si vous ne disposez pas de vos justificatifs originaux, votre employeur ne peut vous rembourser.

Votre employeur est tenu de prendre en charge une partie de vos frais de transports.

Sa participation aux frais de transports publics est obligatoire. Il doit rembourser 50% du prix des titres ou du service pour l’intégralité du trajet entre votre lieu de résidence et votre lieu de travail.

A savoir : Seuls les abonnements sont remboursables, les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables. Ladies Drivers propose sur devis un abonnement mensuel pour des trajets récurrents et semblables.

En revanche, la prise en charge des frais de déplacement en voiture est facultative en ce qui concerne les frais de trajet entre le domicile et le travail.

Les frais de trajet peuvent-être remboursés s’ils respectent deux conditions :

  • l’absence de transports publics permettant de respecter les horaires de travail particuliers
  • une distance importante qui ne peut être parcouru à pied

Encore une fois, une facture ou un justificatif original peut vous être demandé à tout moment par votre employeur lors du remboursement de vos frais de déplacement.

Une demande de transport ?

Vous savez tout sur la prise en charge des déplacements professionnels. Vous avez besoin de transports pour vous ou vos collaborateurs ? Une demande de transport sur une durée longue et vous souhaitez des véhicules totalement personnalisés ? Un accueil aéroport spécialisé ?

Contactez-nous, nous proposons en exclusivité sur la Côte d’Azur un service sur mesure dédié aux entreprises ici.

Ladies Drivers est avant tout un service de chauffeur privé où l’excellence prône. Demandez-nous nos références.

A bientôt la Team Business,

Écrit par Ladies Drivers